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Ein zentrales. Die Listen sind das Herzstück der Geschäftsvorgänge. In den Listen sind alle aktiven Geschäftsvorgänge aufgeführt (10 auf jeder Seite). Über Filter können einzelne gesucht werden.
Jede Liste hat eine pdf-Druckansicht (blauer Button ganz unten rechts auf der Seite). Die Druckansicht kann gespeichert werden.
- Hier findet der Chef jeden Tag die wichtigsten, aktuellen Informationen auf einen Blick. Diese ergeben sich automatisch aus den getätigten Geschäftsvorgängen.
- Netto-Umsätze (ohne MwSt.) des gesamten lfd. Jahres.
- Überfällige Rechnungen, also Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist.
- Offene Posten, also Rechnungen, die noch nicht fällig sind.
- Auslaufende Verträge, also z.B. Wartungsverträge, die für 1 Jahr angelegt wurden und um deren Verlängerung man sich kümmern muß.
- Offene Angebote, also Angebote, die schwebend sind und wo noch nicht sicher ist, ob sie zu einem Auftrag führen oder abgelehnt werden. Nachfassen!
- Offene Sammelrechnungen, also zusammengefaßte Rechnungen aus Service-Verträgen, die noch kein Absendedatum für automatischen E-Mail-Versand haben.
- Warenbestandswarnungen, wenn die Mindestlagermenge unterschritten wurde.
- Notizen können für die verschiedensten Vorgänge angelegt und überwacht werden (Wiedervorlage), bis sie als erledigt gekennzeichnet werden und aus der Liste verschwinden.
Für ein neues Angebot wird über den Button "Neu" ein Formular geöffnet, das komplett ausgefüllt werden sollte. Die nächste Angebots-Nr. und das aktuelle Datum sind bereits ausgewählt.
Zentrale Elemente sind die Icons auf der rechten Seite (Mauskontakt = Erklärfahne). Bei Auswahl aus dem Pulldownmenü werden die Felder gefüllt.
Texte kommen aus den Textbausteinen, die vorher erstellt worden sind. Die Texte können aber auch individuell über die Tastatur eingeben werden. Jede Texteingabe kann geändert werden. Artikel können ebenfalls ausgewählt werden.
Zunächst wird die Kategorie auswählt und danach der Artikel. Enthält eine Kategorie keine Artikel, wird beides nicht übernommen. Eine Übernahme erfolgt immer mit dem Icon "OK“. Danach folgt noch Eingabe von Menge und evtl. Einheit. Der Gesamtbetrag zuzgl. MwSt. wird automatisch errechnet. Das Formular wird validiert, d.h. das nicht ausgefüllte Pflichtfelder angezeigt werden. Am Ende muß das Formular gespeichert werden.
Erst danach ist die pdf-Druckansicht aufrufbar. Angebote können per E-Mail versandt werden. Bei Angeboten für Dienstleistungen, die einen Wartungsvertrag enthalten, kann dem Angebot ein Service-Vertrag als pdf angeängt werden.
Ganz einfach: Wurde vorher ein Angebot erstellt kann der Auftrag direkt aus diesem generiert werden (Button "Als Auftrag übernehmen").
Der Auftrag wird gespeichert und kann selbstverständlich überall geändert werden. Nach einer Änderung ("Speichern" nicht vergessen! Der direkte E-Mail-Versand einer "Auftragsbestätigung" als pdf an den Kunden ist möglich. Wurde kein Angebot erstellt kann der Auftrag genauso wie das Angebot manuell ausgefüllt und gespeichert werden.
Der Auftrag ist das zentrale Dokument, aus dem direkt der Lieferschein und später die Rechnung generiert wird. Eine Rechnungserstellung ohne Auftrag ist nicht möglich.
NEU! In der Auftragsliste ist die Disposition eines Auftrages direkt auf das Smartphone des Technikers möglich, wenn auf dem Gerät FAKTURIS mobile installiert ist. Die Disposition ist allerdings nur bei Dienstleistungen möglich, weil nur dann das entsprechende Icon aktiv ist.
Rechnungen können nur aus Aufträgen heraus generiert werden: Button "Als Rechnung übernehmen". Ohne Auftrag keine Rechnung. Über den "Auftragstyp" (Warenlieferung, Einmaljob, Mehrfachjob, Service-Vertrag) werden verschiedene Rechnungswege gesteuert.
Der Auftragstyp sollte immer ausgewählt sein. Bei Auswahl Mehrfachjob oder Service-Vertrag werden gleichzeitig mehrere Rechnungen, zunächst noch ohne Rechnungsnummer, generiert.
Die Anzahl der Rechnungen hängt ab von der Anzahl der Aktionen (2-4) bei Mehrfachjobs (Auftragdetails) bzw. der Anzahl der Aktionen, die im Rahmen des Service-Vertrages während eines Jahres durchgeführt werden sollen (4-12 oder mehr Aktionen).
Beispiele: bei 2 Mehrfachjobs werden 2 Rechnungen generiert.
Bei einem Service-Vertrag mit 3-monatlichem Service-Turnus werden 4 Aktionen/Jahr durchgeführt und 4 Rechnungen generiert.
Die endgültige Anzahl der Rechnungen kann beim Service-Vertrag noch pro Artikel über einen weiteren Schritt (Checkbox) bestimmt werden.
Benutzerhinweis: Bei einem Service-Vertrag ist es wichtig alle Datumsfelder auszufüllen: Laufzeit von - bis, Techniker auswählen, Ersttermin, Start- und Endzeit, Wiederholung (Service alle 3 Monate = 4 Rechnungen pro Jahr) und das Endedatum (Das Endedatum wird nach dem Speichern automatisch gesetzt bzw. von "Laufzeit bis" übernommen). Nur wenn alle Felder ausgefüllt sind, wird der Service-Vertrag in der Vertragsliste richtig dargestellt! Alle Rechnungen haben die gleichen Werte.
Bei endgültiger Rechnungserstellung wird in der Rechnungsliste
1. die Rechnungnummer vergeben
2. im Rechnungsformular Korrekturen an den Artikeln und ggf. Preisen sowie
3. weitere Artikel hinzugefügt, falls sich das während der Serviceaktion ergeben hat. Danach wird die Rechnung gespeichert, ausgedruckt oder ggf. direkt per E-Mail als pdf versandt. (Anmerkung: Der Kunde sollte mit dem elektronischen Versand einverstanden sein).
Benutzerhinweis: Der Button "Druckansicht" im Rechnungsformular und das Symbol (Icon) "Auge" in der Rechnungsliste zeigen bei Klick nur eine Druckvorschau.
Die Rechnung wird noch nicht endgültig gedruckt. Erst bei Klick auf das "Druckersymbol" in der Liste wird eine Rechnung gedruckt.
Danach wird der "Druckhaken" grün und es verschwindet das "Bearbeiten"-Icon. Die Rechnung ist nicht mehr änderbar.
Bei Einrichtung des Systems wird ein Administrator angelegt. Das ist i.d.R. der Chef oder ein von ihm benannter Mitarbeiter. Dieser Mitarbeiter ist unter "Einstellungen > Mitarbeiter" bereits im System vorhanden.
Dieser Administrator kann Benutzer anlegen und löschen, allerdings keine anderen Administratoren. Der Administrator kann nur die Rechte vergeben, die ihm selbst durch den Superadministrator gegeben wurden.
Textbausteine können individuell zu verschiedenen Kategorien erstellt werden. Diese finden dann in Formularen (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen usw.) Verwendung, in dem diese Textbausteine einfach über ein Pulldownmenü ausgewählt werden können und im Formular gespeichert werden.
Standardbausteine, die immer zuerst ausgewählt werden können, werden extra gekennzeichnet.
- Artikel können Waren und Dienstleistungen sein. Sie werden entweder manuell angelegt oder können importiert werden. Die Importvoraussetzungen und des Dateiformat müßen bei uns erfragt werden.
- Die "Einheit" besteht aus Verpackungsart, Menge und Mengeneinheit: z.B. "Kanister 10 L" oder kleiner. Falls keine Verpackungsart gebraucht wird, kann die auch weggelassen werden (nicht auswählen). Dann nur Menge und Mengeneinheit eingeben und speichern: z.B. "1 St."
- Der EK = Einkaufspreis + 30% Marge ergibt automaisch den VK (Verkauspreis). Das gilt auch umgekehrt: EK + VK = autom. % Marge. Nach dem Speichern ist das aber erst im nächsten Listenaufruf sichtbar.
- Bei Import von Artikeln aus einem Webshop wird die Einheit und der EK nicht übernommen.
- Warenlager/Warenbestände: In der Artikelliste und in der Warenstandsliste können Warenzugänge und -abgänge gebucht werden. Dies wird in der Warenbestandsliste mit Namen (eingeloggter Benutzer) und Datum autom. protokoliert. Demnächst werden Warenverbräuche über die App automatisch abgebucht.
- Für die FiBu können bei den Artikeln Erlöskonten hinterlegt werden.
- Mindestbestand: Bei den Artikeln (Waren) kann ein Mindestbestand hinterlegt werden. Ist dieser erreicht, wird das im Dashboard angezeigt. Über die Warenlagerliste kann der entsprechende Artikel (rot unterlegt) dann direkt beim Lieferanten über eine E-Mail mit angehängtem Bestellformular nachbestellt werden.
- Die neue Einsatz- und Terminverwaltung der ERP6-Version ist mit dem Auftragsformular gekoppelt. Ein neuer Termin kann aber auch direkt in der TV manuell erstellt werden.
- Voraussetzung für eine korrekte Übernahme der Termine aus dem Auftrag ist, das das Formular komplett ausgefüllt ist; insbesondere Techniker, Datum, Start- und Endzeit.
- Der Termin wird über einen Termin übernehmen-Link oder -Button übernommen, wobei das Farbident des Techniker (Einzustellen beim Mitarbeiter) ebenfalls übernommen wird.
- Sollte es zu Terminüberschneidungen kommen, erscheint eine Warnmeldung. Um dies zu vermeiden, kann man sich die Termine des Technikers vor Übernahme über den Button Termine anzeigen ansehen, um den Termin auf einen freien Zeitraum zu legen.
- Beim Einmaljob wird der gesetzte Termin übernommen; beim Mehrfachjob ebenfalls (max. 4). Beim Service-Vertrag wird der Ersttermin übernommen und die weiteren Termine für ein Jahr im gewählten Turnus vorläufig gesetzt (Beispiel: 6 Aktionen pro Jahr alle 2 Monate).
- Änderungen können manuell in der TV durchgeführt werden. Termine können per Drag und Drop verschoben werden.
- Mobile Auftragsbearbeitung: Disponierte Aufträge werden einzeln auf das Smartphone des Technikers geschickt.